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Sistema já traz economia para a prefeitura
A prefeitura de Macaé completou essa semana mais uma etapa do processo de informatização das atividades municipais com a integração dos conselhos e farmácias municipais ao Sistema de Ofício Digital. Nesta segunda-feira (1), receberam treinamento os funcionários do Conselho Municipal de Defesa dos Direitos da Criança e do Adolescente.
De acordo com o presidente do Conselho, Antônio Felipe , o programa, além de representar economia com papel, tinta, entre outros, irá representar agilidade na comunicação com os órgãos municipais. “Identificamos inúmeras facilidades que não tínhamos anteriormente. Certamente esse sistema irá nos ajudar”, comentou.
Outro órgão que recebeu o treinamento foi a Farmácia Popular do Brasil. Para a farmacêutica gerente da Farmácia, Valéria Márcia Silva Pessanha, o sistema ajudará muito no encaminhamento de ofícios. “Achei muito interessante. Trabalhamos com um sistema parecido na Fiocruz. Acredito que com a utilização do Ofício Digital a comunicação com a prefeitura vai melhorar muito”, disse.
Durante a apresentação, os servidores puderam aprender a mexer no programa. “Nossa principal preocupação ao desenvolver este sistema foi a simplicidade e a facilidade. A idéia é que todos conseguissem utilizar sem dificuldades”, explicou o secretário de Ciência e Tecnologia, Guto Garcia.
A partir do novo sistema, todos os ofícios (impressos e digitais) passam a ser redigidos e enviados via Ofício Digital. O presidente da empresa deverá indicar dois ou mais operadores para o Sistema de Oficio Digital que passarão a criar e enviar via sistema aos outros órgãos da administração municipal.
Na próxima semana também, serão incluídas as farmácias municipais, para início de uso ainda em janeiro.
O Projeto Ofício Digital propõe criar formulários padrões para os documentos oficiais de comunicação entre as secretarias, tais como: Ofícios e Memorandos, mudando a forma atual de encaminhamento aos destinatários, que hoje, é via papel, utilizando-se de office boy para a entrega. O projeto contempla a capacitação dos funcionários das secretarias no novo processo e na melhor utilização dos recursos de informática, bem como a capacitação e readaptação dos Offices Boys à nova atividade.
Para garantir a agilidade no envio dos documentos, está sendo aumentado o link de internet da prefeitura de 10 MB para 60 MB. A próxima fase do projeto será a implantação do novo sistema de protocolo que será integrado ao Ofício Digital.