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Ação agiliza comunicação
A Secretaria de Ciência e Tecnologia iniciou nesta quarta-feira (3) o treinamento do Ofício Digital para as escolas municipais. Foram treinados funcionários de 26 escolas municipais. A previsão é que até abril todas as unidades de ensino que possuem internet estejam utilizando o sistema.
De acordo com o Secretário de Ciência e Tecnologia, Guto Garcia, as escolas que ainda não tem internet não precisam se preocupar, que também serão incluídas no programa. “Estamos trabalhando para que todas as escolas tenham internet até julho. Com isso, todos terão acesso ao sistema e poderão se comunicar com a Secretaria Municipal de Educação via internet”.
Para Roberto José Valcácia Filho, diretor adjunto da Escola Municipal Renato Martins, o Ofício Digital representa uma grande economia. “Vamos gastar menos papel, menos tinta, além da grande economia de tempo. Especialmente para nós que trabalhamos em zona periférica. Não precisamos mais nos preocupar em encontrar alguém para se descolar, e levar o ofício à Secretaria de Educação. Sem contar que agora podemos fazer o acompanhamento do documento”, comentou.
A coordenadora dos monitores oficineiros, do Ciep Professor Darcy Ribeiro, Mirian Sergio Miranda, também aprovou a ferramenta. “Achei muito interessante. Vai agilizar bastante a comunicação da escola com outros órgãos da Prefeitura, agilizando também as ações da escola”.
Com o novo sistema, o envio destes documentos passa a ser via internet, o que representa economia nos gastos com papel, tinta de impressora, além de representar maior agilidade no encaminhamento dos ofícios, que são recebidos em poucos segundos.
O Projeto Ofício Digital propõe criar formulários padrões para os documentos oficiais de comunicação entre as Secretarias, tais como ofícios e memorandos, e contempla a capacitação dos funcionários das secretarias no novo processo e na melhor utilização dos recursos de informática.
A implantação do Ofício Digital nas escolas municipais foi anunciada pela Secretária de Educação e Vice-prefeita, Marilena Garcia, em fevereiro, durante o encontro de Profissionais da Educação. Na ocasião, a secretária lembrou que, com a nova ferramenta, a comunicação com as escolas passa a ser mais ágil e fácil. “Atualmente precisamos enviar ofícios impressos para as 114 escolas municipais. Com esse sistema que está sendo implantado pela Secretaria de Ciência e Tecnologia, iremos economizar gastos com motorista, combustível, além de papel”.
Atualmente, o sistema de Ofício Digital está em funcionamento em 147 órgãos municipais, entre secretarias, subsecretarias, autarquias, empresas municipais e conselhos. O sistema foi desenvolvido para a criação, envio, recebimento e acompanhamento de ofícios entre os órgãos do município de forma eletrônica. Em uso desde maio, o sistema já contabiliza mais de cinco mil ofícios.