Após seis meses de implantação, o Sistema Ofício Digital, desenvolvido e implantado em toda a prefeitura de Macaé pela Secretaria de Ciência e Tecnologia, já é um dos principais softwares utilizados pela administração municipal. Com 395 usuários espalhados por 146 unidades administrativas, o sistema auxilia na criação e envio de ofícios.
Os funcionários da prefeitura aprovam o sistema. A assessora Charlene Rodrigues Lacerda comenta que o sistema possibilita a criação simultânea de dois ofícios sem duplicação da numeração. “Duas pessoas podem formular ofícios aos mesmo tempo sem precisar se preocupar com o numero. Outra vantagem é que nos fornece informações de recebimento do ofício”, comentou.
Já a assessora Cristina Miranda lembrou a agilidade de envio e recebimento e o fato de poder, através do software, criar ofícios para serem impressos. “Para criar processos precisamos imprimir o documento para tramitar na prefeitura. O Oficio Digital nos dá essa possibilidade”, afirmou.
A assessora de gabinete da Secretaria de Educação, Myllene Paes, também elogiou a agilidade do sistema. “Desde que foi implantado, tem sido feitas uma série de melhorias no sistema, que o tornam cada vez mais eficiente. Não há como negar que facilita muito o encaminhamento de ofícios. Não precisamos mais de motorista. O novo procedimento demonstra bastante eficiência. Para melhorar é preciso apenas que todas as secretarias se comprometam com a utilização do sistema”, ressaltou.
O secretário de Ciência e Tecnologia, Guto Garcia, lembrou que este é um dos primeiros passos para informatização de toda a prefeitura. “Paralelamente ao oficio digital, tem trabalhado em uma série de projetos que tem como objetivo principal informatizar todos os serviços da prefeitura, agilizando e tornando mais eficiente”.
O Sistema de Ofício Digital vem sendo desenvolvimento desde janeiro de 2009 e em 10 meses de plena dedicação já foi implantado em todas as autarquias e secretarias da Prefeitura de Macaé. Atualmente se encontra em fase de implantação nos conselhos e fundos municipais. “Terminada esta fase, verificaremos a disponibilidade de infra-estrutura para a implantação do ofício digital nas Escolas Municipais e Postos de Saúde, previsto para 2010”, afirmou o secretário.
O Projeto Ofício Digital propõe criar formulários padrões para os documentos oficiais de comunicação entre as Secretarias, tais como: Ofícios e Memorandos, mudando a forma atual de encaminhamento aos destinatários, que hoje, é via papel, utilizando-se de Office boy para a entrega. O envio de ofício passa a ser via internet e o destinatário recebe o documento em poucos segundos. O projeto contempla a capacitação dos funcionários das secretarias no novo processo e na melhor utilização dos recursos de informática.
Com a conclusão do projeto a Prefeitura de Macaé avança no desenvolvimento de agilidade no encaminhando de documentos em todas as unidades do município, na padronização dos documentos oficiais, bem como redução dos gastos. Os ofícios são arquivados no servidor (computador de grande capacidade). Além disso, cada vez que um subsecretário enviar um documento, o secretário da pasta receberá uma cópia. Para garantir a agilidade no envio dos documentos, está sendo aumentado o link de internet da prefeitura de 10 MB para 60 MB.