A Prefeitura de Macaé comemorou nesta terça-feira (25) um ano de aposentadoria da utilização de papel em sua comunicação interna. Após um ano de implantação do Sistema, o Ofício Digital já é um dos programas mais utilizados na Prefeitura de Macaé. E em comemoração ao aniversário do sistema, a Prefeitura, através da Secretaria de Ciência e Tecnologia anunciou, esta semana, que já pensa em fazer melhorias.
De acordo com o Secretario de Ciência e Tecnologia, Guto Garcia, o sucesso do sistema se deve à facilidade de utilização. “Quisemos fazer um programa que as pessoas pudessem usar sem precisar de um extenso treinamento. No entanto, entendemos que melhorias sempre serão necessárias, e vamos continuar trabalhando para fazer o ofício digital substituir de vez o ofício impresso”, completou.
O secretário lembrou que o sistema Ofício digital agiliza o serviço que é diário. “Este projeto foi iniciado pelo presidente da Câmara Permanente de Gestão, Romulo Campos, e nós estamos executando. A partir do sistema, todos os ofícios passam a ser elaborados por um programa chamado Oficio Digital que utiliza a internet pra enviar os ofícios”, explicou.
Entre as mudanças anunciadas para os próximos meses estão melhorias na interface do sistema, busca de ofícios com resultados paginados, classificação de ofícios por meio de marcadores para melhor controle, novo recurso onde o Ofício enviado em meio digital poderá tramitar entre os departamentos da secretaria como um protocolo eletrônico gerando mais agilidade e mais economia, entre outros. “Também estamos trabalhando na otimização de servidores de rede para aumentar o tempo de resposta e segurança dos ofícios, novos treinamentos e, o principal, funcionalidade para captar sugestões de melhorias, dúvidas e as opiniões dos usuários”, enumerou Guto.
Desde que o primeiro ofício digital foi enviado, em 25 de maio de 2009, a equipe de desenvolvimento da secretaria, responsável pela criação e implementação do programa, já contabilizou cerca de 512 megabytes de informações em 1 ano, em 71.000 ofícios transmitidos pelo sistema. Hoje, a prefeitura possui 565 usuários treinados na utilização do programa, que estão distribuídos em 197 unidades administrativas entre secretarias, subsecretarias, Fundações, Fundos, Conselhos, Coordenadorias, Escolas, entre outros.
Servidores também elogiam Ofício Digital
Os servidores da prefeitura que utilizam o sistema elogiam o serviço pela agilidade e economia que trouxe. “O Ofício Digital é muito bom. Com ele não preciso mais de portador para o documento, além de que ficou muito mais rápida a comunicação. Com apenas alguns cliques o ofício já é enviado e recebido pela outra secretaria”, observou Ana Márcia dos Santos Lírio, assessora da Câmara Permanente de Gestão (CPG).
Já o Coordenador de planejamento da Defesa Civil, Marcos Shueller lembrou a importância do empenho de todas as secretarias na utilização do sistema. “A iniciativa foi muito boa e sem dúvida representou uma grande economia de papel e de tempo. Não precisamos mais parar o serviço para arrumar uma pessoa para fazer o envio. Mas é preciso que todos se empenhem e utilizem o sistema regularmente”, ressaltou.
O Projeto Ofício Digital propõe criar formulários padrões para os documentos oficiais de comunicação entre as Secretarias, tais como: Ofícios e Memorandos, mudando a forma atual de encaminhamento aos destinatários via papel, utilizando-se de Office boy para a entrega. O envio de ofício passa a ser via internet e o destinatário recebe o documento em poucos segundos. O projeto contempla a capacitação dos funcionários das secretarias no novo processo e na melhor utilização dos recursos de informática, bem como a capacitação e readaptação dos Offices Boys à nova atividade.
Todas as transações (envio e recebimento de documentos) são guardados num banco de dados para que possam ser identificados os emissores, receptores, o horário do envio, entre outros. Além disso, todos os ofícios são arquivados no servidor (computador de grande capacidade).
Para garantir a agilidade no envio dos documentos, está sendo aumentado o link de internet da prefeitura de 10 MB para 60 MB. A próxima fase do projeto será a implantação do novo sistema de protocolo que será integrado ao Ofício Digital.