Foto: Ana Chaffin
Projeto vai ser implantado inicialmente em sete secretarias
A prefeitura de Macaé inicia a partir desta quinta-feira (7) a utilização do Sistema de Ofício Digital. O programa foi apresentado na tarde desta quarta-feira (6), no Centro de Educação Tecnológica e Profissional, pelo secretário de Ciência e Tecnologia, Guto Garcia, para os representantes das sete secretarias que participarão do projeto piloto. O objetivo é reduzir a utilização de papel pela administração pública, além de automatizar o processo de comunicação interna, agilizando a comunicação entre os setores.
Após a apresentação, foi realizado um treinamento, onde os funcionários das secretarias de Educação, Planejamento, Ciência e Tecnologia, Habitação e do Gabinete do Prefeito, Câmara Permanente de Gestão e Coordenadoria Extraordinária, tiveram a oportunidade de aprender a mexer no programa.
De acordo com Guto, serão utilizados dois tipos de ofício: impresso e digital. Ambos serão criados pelo Sistema de Ofício Digital. “Este projeto foi iniciado pelo coordenador da Câmara Permanente de Gestão, Romulo Campos, no ano passado, e hoje estamos finalizando. Até o dia três de junho o projeto piloto será executado com outras sete secretarias. Dia 17 de junho o restante da administração municipal será treinado”, explicou.
Cada secretário deverá indicar dois ou mais operadores para o Sistema de Oficio Digital. Os ofícios passarão a ser criados e enviados via sistema aos setores que fazem parte do projeto piloto. As secretarias que ainda não estão participando do projeto piloto irão receber os ofícios impressos e continuarão realizando os seus procedimentos de criação de forma convencional. “Não existirão mais diferenças entre ofícios e memorandos. Os ofícios ficarão arquivados no servidor. Além disso, cada vez que um subsecretário enviar um documento, o secretário da pasta receberá uma cópia”, disse.
O Ofício Digital propõe criar formulários padrões para os documentos oficiais de comunicação entre as secretarias, como ofícios e memorandos, mudando a forma atual de encaminhamento aos destinatários, que hoje, é via papel, utilizando-se de office boy para a entrega. O projeto contempla a capacitação dos funcionários das secretarias no novo processo e na melhor utilização dos recursos de informática, bem como a capacitação e readaptação dos boys à nova atividade.
Para garantir a agilidade no envio dos documentos, em julho será aumentado o link de internet da prefeitura de 10 MB para 60 MB. A próxima fase do projeto será a implantação do novo sistema de protocolo que será integrado ao Ofício Digital.