Com o objetivo de reestruturar o espaço físico e proporcionar melhores condições na rotina de trabalho executada pelo Arquivo Geral do Município, estão suspensos desta quarta-feira (11) a sexta-feira (13) o expediente externo do órgão. Neste período, os casos de urgência, de atendimento ao Ministério Público e ao Tribunal de Contas e de risco de perecimento de direito deverão ser encaminhados diretamente ao subcontrolador geral do município, basta fazer o agendamento na subcontroladoria para explicar o motivo pertinente.
Também serão suspensos, pelo prazo de 60 dias, o encaminhamento de processos ou outros documentos para arquivamento junto ao Arquivo Geral pelos órgãos e entidades da administração direta e indireta do município. Ainda fica suspenso pelo mesmo prazo o recebimento de processos e documentos para arquivamento no Protocolo Geral.
De acordo com a ordem de serviço 003/2013, que dispõe sobre normas excepcionais para funcionamento do órgão, o Arquivo Geral vem encontrando dificuldades para localizar diversos processos, bem como para atender as requisições do Tribunal de Contas do Estado (TCE), devido a impossibilidade de sistematização e guarda adequada dos processos arquivados. Segundo ele, existem processos de exercícios anteriores necessitando de procedimentos de registros e anotações a serem arquivados, mas não há tempo hábil e nem pessoal suficiente para efetuá-los.
Conforme a ordem de serviço, após o prazo de suspensão estabelecido, a Controladoria Geral publicará o cronograma de restabelecimento do envio dos processos paralisados aos órgãos e entidades da administração municipal.