Foto: Kaná Manhães
Desde o início do projeto já são 292 unidades cadastradas e mais de 100 mil ofícios emitidos
Durante a comemoração da Semana Nacional de Ciência e Tecnologia, vai até o próximo domingo (23), a Prefeitura de Macaé - através da Subsecretaria responsável por este setor - destaca as funcionalidades de uma de suas principais ferramentas tecnológicas. Trata-se do ofício digital, um dos projetos implementados desde 2009, que tem oferecido aos órgãos municipais mais agilidade e economia na comunicação interna entre servidores.
O subsecretário de Ciência e Tecnologia, Raphael Natalino, conta que desde o início do projeto já são 292 unidades cadastradas, como secretarias, subsecretarias, coordenadorias, postos de saúde, escolas e alguns setores internos, que podem utilizar este serviço diariamente.
- Atualmente temos 836 usuários cadastrados, que foram capacitados pelo Centro de Tecnologia Profissional (Cetep), e 101.668 ofícios emitidos até a data de hoje. Algumas pessoas possuem a permissão de enviar ofícios, outras só de visualizá-los. Isso depende do cargo que a mesma exerce e também de acordo com a autorização do seu chefe imediato, explicou Raphael.
O Ofício Digital é um sistema de informação desenvolvido por profissionais da Subsecretaria de Ciência e Tecnologia para a criação, acompanhamento e troca em tempo real de ofícios entre as unidades administrativas da Prefeitura de Macaé.
Para ter acesso ao ofício digital, basta acessar o site da prefeitura de Macaé www.macae.rj.gov.br, clicar em serviços, Ofício Digital – Sistema de Documentos On-Line. Na homepage o usuário encontra o placar com informação sobre a quantidade de unidades cadastradas, usuários cadastrados e on-line, além dos ofícios emitidos diariamente. Está disponível ainda o Sistema de Atendimento On-Line, através de um chat, para tirar dúvidas referente aos ofícios digitais.
Raphael ressalta as vantagens de se trabalhar com o Ofício Digital, como a economia de papel e de deslocamento de pessoal, além da agilidade que traz para a administração pública. Tudo foi elaborado em 2010 pela própria equipe de sistema da própria subsecretaria, o que também não teve custos adicionais aos cofres públicos.
- Estamos em fase experimental do Módulo Teste de Tramitação, somente aqui na subsecretaria, para que a pessoa consiga fazer a tramitação do ofício internamente pelos setores através do sistema. No status deste módulo, é possível saber detalhes sobre os ofícios lidos e recebidos, assim como quem os leu e recebeu, a data e o horário no qual o documento foi aberto, explicou o subsecretário.
O subsecretário revela que este Módulo será testado até o final deste ano para realizar os devidos acertos, com a proposta de implantar para o próximo ano em algumas secretarias, inicialmente, para depois estender aos demais órgãos municipais.
- Contudo, com todas estas ferramentas disponíveis, apesar do número de usuários cadastrados neste sistema, ainda não temos a quantidade on-line que pretendíamos ter . Desde que a disponibilizamos, não chegamos a marca de 50 usuários on-line diariamente, apenas cerca de 20 durante todos os dias. Precisamos que o oficio digital seja mais usado, e para isso, contamos com o apoio de todos os órgãos da prefeitura, concluiu Raphael.
A Subscretaria de Ciência e Tecnologia está dividida atualmente em Coordenadoria de Apoio ao Usuário, de Infraestrutura e CPD, de Projetos e de Sistemas.
Para os usuários que quiserem retomar o uso do ofício digital, basta acessar o manual do usuário, disponível no site da prefeitura de Macaé, utilizar o atendimento on line – site do sistema, ligar para os números 22 2772-6833 / 22 2791-9008 – ramal 153, ou enviar mensagem através do e-mail oficiodigital@macae.rj.gov.br.
A Subsecretaria de Ciência e Tecnologia fica situada à Rua Teixeira de Gouveia, 634/640 - Centro – Macaé. Telefones: 2772-5382 / 2759-0636 / 2772-6053.