Secretaria de Administração

Perguntas mais frequentes

Perguntas baseadas nas observações, comentários e dúvidas frequentes dos agentes patrimoniais durante os encontros de capacitação com os mesmos e no dia a dia da Secretaria.

BENS MÓVEIS

1.TOMBAMENTO

1.1. O que é tombamento?
Tombamento é o registro sequencial e analítico do bem de natureza permanente, com geração de número de controle que pode ser forma numérica ou alfa numérica.

1.2. O tombamento consiste apenas na colocação da plaqueta numerada no bem?
Não, colocação da plaqueta numerada (emplaquetamento do bem) consiste em uma das etapas do processo de tombamento do bem.

1.3. Como os agentes patrimoniais devem agir ao receberem ou tomarem ciência (conhecimento) da existência de um novo bem na sua unidade?
Os agentes patrimoniais devem manter o bem sob sua guarda e comunicar imediatamente a SECPAT, por meio de oficio, acompanhado dos documentos que deram origem ao bem na unidade, para que Secretaria proceda o tombamento. Recomendamos que não haja distribuição do bem, enquanto o mesmo não estiver tombado.

1.3.1. Quais os procedimentos para o tombamento dos bens recebidos por meio do compra (licitação)?
Para que haja o tombamento dos bens adquiridos por meio de compra pela Administração Pública, deverá ser encaminhada à Secretaria Municipal Adjunta de Patrimônio cópia do documento fiscal dos bens, devidamente atestado, conforme dispõe o Art. 2º; § 2º IN Conjunta CGM/SEMFAZ-SECPLAN-CONGEM nº 01/2015.

1.3.2. Quais os procedimentos para o tombamento dos bens recebidos por meio de doação pessoa física ou jurídica?
Os procedimentos para o tombamento dos bens recebidos por meio de doação pessoa física ou jurídica estão descritos na Instrução Normativa SEMAD/SECPAT n° 001/2019.

1.3.3. Como proceder com os bens decorrentes de contrato de terceirização de serviço?
Não obstante, as condições estabelecidas em contrato, para fins de controle, os bens de propriedade da contratada, deverão ser inventariados em planilha a parte, que deverá ser encaminhado a SECPAT juntamente com o inventário do órgão/unidade.

1.4. De quem é a responsabilidade pela emissão do Termo de Responsabilidade do bens?
A responsabilidade pela emissão do Termo de Responsabilidade da Secretaria Municipal Adjunta de Patrimônio, apos o tombamento do bens.

2. INVENTÁRIO

2.1. O que é inventário?
É o instrumento (legal - art. 96 da Lei Federal 4.320/64) de controle pelo qual se torna possível a verificação da existência física de cada bem e sua devida localização, para fins de controle, apuração do resultado do exercício, a prestação de contas de responsáveis.

2.2. Quando se faz necessário atualizar o Inventário?
Conforme art. 4º do Decreto Municipal 096/2002, para fins de atualização, física, monetária e de controle, os inventários ocorrerão:
1. Anualmente;
2. No início e no término de gestão;
3. Na mudança do responsável do órgão patrimonial ou respectivo;
4. a mudança do agente patrimonial;
5. A qualquer tempo quando solicitado pelo órgão patrimonial;
6. A pedido do agente patrimonial;
7. Em virtude de criação, extinção ou transformação de órgão direto ou indireto da administração pública municipal.

3. DISPONIBILIDADE DO BEM

3.1. O que significa colocar um bem em disponibilidade?
A colocação de bens em disponibilidade significa constatar a inservibilidade do bem, no órgão que o detém, conforme o art. 11 do Decreto Municipal 096/2002.
Bem inservível, é aquele que não serve para entidade, ou seja, bens móveis inservíveis "não são", necessariamente, bens deteriorados, mas sim bens que não têm utilidade para a Administração.
Nunca deixem os bens sem uso guardados, pois o tempo e a ociosidade acabarão por danificá-los. Neste caso, o gestor da pasta ou a chefia imediata do setor/unidade, conjuntamente, com o agente patrimonial poderão oferecê-los a outros setores que estão precisando.

3.2. Quais os procedimentos necessários para colocar o bem em disponibilidade?
Para disponibilizar os bens inservíveis, o responsável pela guarda dos bens, deverá seguir as orientações estabelecidas no art. 12 do Decreto Municipal 096/2002.

3.3. Posso jogar um bem que não tem mais conserto fora?
Não, em hipótese alguma deverá ser jogado fora um bem permanente da PMM . Todos os bens considerados inservíveis deverão ser submetidos ao procedimento de disponibilidade conforme art. 9º do Decreto Municipal 096/2002.

3.4. Encontrei no lixo um bem da PMM. O que eu faço?
O agente patrimonial deverá registrar imagens do bem, anexar e documentar com o mínimo de características do bem (número de tombamento, cor, marca, modelo e número de série), por meio de ofício a Secretaria Municipal Adjunta de Patrimônio, para que esta possa rastrear a localização do referido bem, e se for o caso providenciar sua retirada.

3.5. De quem é a responsabilidade pela vistoria do bem que se encontra em disponibilidade?
A responsabilidade pela vistoria do bem em disponibilidade é da COMISSÃO DE VISTORIA DE BENS PATRIMONIAIS, a ser designada pela Secretaria Municipal Adjunta de Patrimônio, conforme §1º do art. 12 do Decreto Municipal 096/2002, que irá verificar as condições de desuso, recuperabilidade, obsolescência, imprestabilidade que tornem os bens inservíveis ao município e também classificará os bens de acordo artigo 10 do Decreto Municipal 096/2002 e seus incisos e caso necessário efetuará a reavaliação se for necessária a alienação onerosa.

3.6. De quem é a responsabilidade do bem enquanto não houver a vistoria e retirada, na unidade/órgão dos bens em disponibilidade?
Enquanto não for realizada a vistoria e retirada do bem, a responsabilidade pelo mesmo, será do órgão que detém sua guarda, consoante a art. 14 do Decreto Municipal 096/2002 .

3.7. Como funcionam os procedimentos de vistoria e retirada dos bens em disponibilidade?
De posse do processo administrativo (que deverá ser constituído no Protocolo Geral da Prefeitura ) de disponibilidade de bens, a COMISSÃO DE VISTORIA DE BENS PATRIMONIAIS, fará análise prévia do processo; caso este atenda ao requisitos legais, a mesma estará apta para agendar, vistoriar e retirar o bem.
A COMISSÃO procederá na forma prevista no §2º do art. 12 do Decreto Municipal 096/2002:
I. Verificação do material in loco;
II. Verificação das condições de deuso, recuperabilidade, obsolescência, imprestabilidade que tornem os bens inservíveis ao município;
III. Classificação dos materiais na forma prevista no Art.10 e seus incisos, reavaliando-os caso recomende à alienação onerosa.

4. AGENTE PATRIMONIAL

4.1. O que é ser agente patrimonial?
O agente patrimonial é o elemento de ligação entre o Secretaria Municipal Adjunta de Patrimônio e a unidade administrativa onde está em exercício.

4.2. Quais são as atribuições do agente patrimonial?
Dentre as atribuições estabelecidas na Lei Municipal 3254/2009, que institui a função gratificada de agente patrimonial, conforme seus art. 2º e 5º, cabe ao agente a atribuição básica de gerenciar o levantamento dos bens existentes na unidade e ações para a sua migração e transferência.

4.3. Como se dá a designação para a função do agente patrimonial?
Na prática, a designação para a função do agente patrimonial se dá por indicação do gestor da pasta ao Chefe do Poder Executivo Municipal.
Consoante o disposto no art. 3 º, somente servidores estáveis poderão exercer a função de agente patrimonial.

4.4. O trabalho do agente patrimonial substitui o da SECPAT?
Não. O trabalho do agente patrimonial complementa as ações de controle dos bens patrimoniais , pois incluem todas as rotinas de acompanhamento de bens dentro da unidade que estão em exercício da função.

5. TRANSFERÊNCIA DO BEM

5.1. Posso transferir o bem do meu setor/unidade para outro?
Sim. Os bens poderão ser transferidos para outra unidade mediante emissão de Termo de Transferência de Responsabilidade previsto no Anexo V do Decreto Municipal 096/2002 . Este bem transferido não deverá ser retirado do inventário, ele permanecerá no inventário da unidade gestora (UG), com indicação no campo "Observação" de transferido com registro do numero do Termo de Transferência, o qual deverá ser anexado ao inventário entregue na SECPAT.

5.2. O que pode acontecer se houver transferir fisicamente o bem para outro setor/unidade e não for comunicado a Secretaria Municipal Adjunta de Patrimônio - SECPAT?
Neste caso o bem não terá seu cadastro atualizado na SECPAT e continuará constando como localizado no setor de origem. Isto também acarretará divergência no inventário da unidade. Além disso, a carga patrimonial continuará no setor e caso haja algum furto, roubo ou extravio do bem, o servidor que consta como responsável do bem junto a SECPAT poderá responder processo de sindicância para apuração de responsabilidade funcional conforme art. 25 do Decreto Municipal 096/2002.

5.3. Posso emprestar um bem para outro setor?
Para tanto deverá ser formalizado Termo de Cessão de Uso do Bem, lavrado em 3 vias, conforme modelo disponível nesse site.

6. FURTO/ ROUBO OU EXTRAVIO DE BENS

6.1. O que acontece quando damos falta de algum bem e quais procedimentos que devem ser adotados?
Ao dar falta de algum bem na unidade, deverão ser observados os procedimentos estabelecidos na Instrução Normativa SEMAD/SECPAT n° 002/2019.
O agente patrimonial deverá providenciar imediatamente o boletim de ocorrência e comunicar o fato ao gestor da unidade no prazo de 48 hrs. Por sua vez, o gestor ao tomar conhecimento do fato irá proceder a Verificação Prévia das informações - VPI.

6.2. O que é Verificação Prévia das informações - VPI ?
É um procedimento administrativo que a unidade onde ocorreu o furto, roubo ou extravio, realizará, com a finalidade de apurar a veracidade dos fatos. A VPI está disciplinada no inciso II, art. 5º Instrução Normativa SEMAD/SECPAT n° 002/2019.

7. ASPECTOS GERAIS DA GESTÃOS DOS BENS PATRIMONIAIS

7.1. O que são bens de consumo e bens permanentes?
De acordo com o Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público (MCASP 8ª edição):
Entende-se como material de consumo e material permanente:
a. Material de Consumo: aquele que, em razão de seu uso corrente e da definição da Lei nº 4.320/1964, perde normalmente sua identidade física e/ou tem sua utilização limitada a dois anos;
b. Material Permanente: aquele que, em razão de seu uso corrente, não perde a sua identidade física, e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos.

7.2. Quais os parâmetros que distinguem o material de permanente do material de consumo ?
Conforme o Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público (MCASP 8ª edição), quando da classificação da despesa com aquisição de material devem ser observados alguns parâmetros que distinguem o material permanente do material de consumo.
Um material é considerado de consumo caso atenda um, e pelo menos um, dos critérios excludentes a seguir:
a. Critério da Durabilidade: se em uso normal perde ou tem reduzidas as suas condições de funcionamento, no prazo máximo de dois anos;
b. Critério da Fragilidade: se sua estrutura for quebradiça, deformável ou danificável, caracterizando sua irrecuperabilidade e perda de sua identidade ou funcionalidade;
c. Critério da Perecibilidade: se está sujeito a modificações (químicas ou físicas) ou se deteriora ou perde sua característica pelo uso normal;
d. Critério da Incorporabilidade: se está destinado à incorporação a outro bem, e não pode ser retirado sem prejuízo das características físicas e funcionais do principal. Pode ser utilizado para a constituição de novos bens, melhoria ou adições complementares de bens em utilização (sendo classificado como 4.4.90.30), ou para a reposição de peças para manutenção do seu uso normal que contenham a mesma configuração (sendo classificado como 3.3.90.30);
e. Critério da Transformabilidade: se foi adquirido para fim de transformação.

7.4. Posso comprar um bem para o setor/unidade com verba própria?
Sim. As pessoas jurídicas e físicas que quiserem doar um bem deverão seguir as orientações descritas na Instrução Normativa SEMAD/SECPAT n° 001/2019, que dispõe sobre a incorporação de bens ao acervo patrimonial do Município de Macaé.

7.5. Posso comprar um bem, com verba própria, para uso pessoal no setor/unidade, sem intenção de doação?
Sim. Para tal, o responsável pelo bem deverá seguir os três passos:
• Comunicar ao agente patrimonial da unidade;
• Possuir a nota fiscal;
• Preencher o Termo de Permissão de Uso para Bem Móvel Particular.

Em casos como esses, lembre-se de que a PMM não se responsabiliza pela manutenção ou guarda de bens permanentes que não estejam registrados no acervo da Municipalidade.
Para fins de inventário, identificar o bem com etiqueta: BEM PARTICULAR – TERMO DE PERMISSÃO Nº XXX/XXXX.

BENS IMOBILIÁRIOS

1. O que compete à Comissão de Gestão de Bens Imobiliários?
A Comissão de Gestão de Bens Imobiliários foi instituída por meio da Portaria Nº 239/2019, e tem como atribuição:
I – Manter o controle efetivo sobre a quantidade de imóveis, seu valor, sua localização e sua utilização;
II – Manter o controle das informações e da documentação referentes aos bens imóveis próprios, em processos de aquisição; cedidos por terceiros; locados; aqueles que se tem simplesmente a posse;
III – Manter atualizados os dados dos imóveis cadastrados no Sistema “SIM” (incluir, corrigir e excluir informações no sistema). O sistema deverá refletir sua situação real, seja do ponto de vista físico, administrativo, legal de propriedade ou de utilização;
IV – Dar baixa, no sistema “SIM”, quando do desfazimento do bem imóvel;
V – Realizar vistoria permanente do imóvel, afim de prevenir possíveis ocorrências, bem como emitir relatório sobre suas condições;
VI – Dar ciência à autoridade superior sobre as ocorrências evidenciadas no imóvel;
VII – Realizar o inventário anual dos bens imóveis;
VIII – Realizar, quando houver dúvida sobre a titularidade do bem imóvel, buscas aos cartórios.

2. Como são armazenadas as informações pertinentes ao bens imóveis na Secretaria Municipal Adjunta de Patrimônio - SECPAT ?
A SECPAT dispõe de um arquivo físico para guarda dos documentos originais dos imóveis, bem como dispõe também de um sistema informatizado, onde é feito o cadastro analítico para cada bem, além constituir o acervo digital dos referidos documentos.
No cadastro são inseridas informações como: endereço, bairro, setor administrativo, metragem, localização, número de IPTU e a forma de aquisição do bem (doação, parcelamento de solo ou desapropriação), alem da possibilidade de anexação de documentos cartoriais, plantas, fotos e termos jurídicos atualizados dos imóveis.

3. Como se dá a disposição e o uso dos bens imóveis na Administração Pública?
É competência do Poder Executivo do Município a disposição e a administração dos bens imóveis. Todos os bens do município servem direta ou indiretamente à coletividade em igualdade de condições. Podem ser espaços com livre acesso como praças, ruas, canteiros e outros que admitem restrições quanto ao uso, como escolas, hospitais, repartições públicas etc.

4. Quem são os principais parceiros da Secretaria Municipal Adjunta de Patrimônio - SECPAT?
Casa Civil - órgão responsável pelas publicações de todo o ato administrativo, neste caso, os decretos de desapropriação, emanado do Chefe do Poder Executivo.
SEMAOB – a Secretaria Municipal Adjunta de Obras fornece informações quanto as áreas do município doadas através da aprovação de novos loteamentos, parcelamento de solo, áreas públicas como praças, canteiros, arruamentos entre outros.
SEMFAZ – a Secretaria Municipal de Fazenda nos auxilia na localização dos confrontantes dos imóveis públicos e identificação no número de IPTU.
PROGEM – a Procuradoria Geral do Município fornece informações sobre decretos de desapropriação; solicita e fornece dados sobre áreas cedidas, doadas e alugadas; solicita informações sobre áreas públicas para instrução de processos de usucapião.
Cartórios de Registros – auxiliam através de consultas e emissão de certidões e escrituras.

5. Qual a importância dos cartórios como parceiros Secretaria Municipal Adjunta de Patrimônio - SECPAT?

Os cartórios atestam, certificam e atualizam as informações através de certidões de inteiro teor, ônus reais e registro geral relativas aos bens imóveis públicos e particulares. Tem por finalidade atender as demandas solicitadas por agentes da administração pública e manter o acervo dos bens públicos atualizados.

6. O que é Declaração de Inexistência? Qual o seu propósito?
A Declaração de Inexistência é um instrumento emitido pela Secretaria Municipal Adjunta de Patrimônio - SECPAT, que visa possibilitar a locação de um bem particular, pela administração pública a fim de atender as suas finalidades.
Tem por objetivo informar se o município possui ou não, imóvel disponível para utilização, com localização e necessidade de instalação requeridas. A Declaração de Inexistência é fundamentada com base nas exigências do inciso X, do art. 24 da Lei nº 8666/1993, nos termos da Lei Complementar Municipal nº 187/2011 e Instrução Normativa PROGEM/PREXCC nº 01/2010.

7. Quais informações são importantes constarem na solicitação da Declaração de Inexistência?
As secretarias solicitantes precisam apresentar as seguintes informações:
I – Finalidade do Imóvel considerando as atividades a serem desenvolvidas.
II – Características do imóvel:
A) Localidade;
B) Tipologia;
C) Metragem (terreno, área construída, área total, número de dependências)
As informações elencadas acima, são importantes para verificação no acervo patrimonial, se há imóvel disponível dentro das necessidades da secretaria solicitante. Na impossibilidade do atendimento, a Declaração de Inexistência é expedida para fins de instrução de processo administrativo de locação de imóvel.

8. Quais as principais formas de aquisição pelo município de bens públicos imóveis?
Cessão de Uso - É a transferência gratuita da posse de um bem público de uma entidade ou órgão para outro, a fim de que o cessionário o utilize nas condições estabelecidas no respectivo termo, por tempo certo ou indeterminado.
Compra e Venda - O contrato de compra e venda funciona como um compromisso entre o vendedor e o comprador – neste caso, o município. Nele fica registrada a intenção do primeiro de entregar a posse do imóvel para o segundo, o qual deverá disponibilizar a quantia correspondente ao valor da propriedade adquirida.
Dação em pagamento - é um instituto jurídico previsto no Código Civil que se refere a uma modalidade de extinção obrigacional. Por meio da dação em pagamento, o devedor entrega um bem ao credor a fim de quitar uma dívida existente, encerrando-se, assim, o vínculo obrigacional entre as partes.
Desapropriação - é o procedimento pelo qual o Poder Público, retira de seu dono a propriedade de certo bem móvel ou imóvel, fundado na necessidade pública, utilidade pública ou interesse social, compulsoriamente, adquirindo-o para si em caráter originário, mediante justa e prévia indenização.
Doação - "Com base no art. 538 do Código Civil, pode-se definir a doação como o contrato segundo o qual uma pessoa, chamada doador, por liberalidade, transfere um bem do seu patrimônio para o patrimônio de outra, designada donatário, que o aceita. Tanto o doador como o donatário podem ser pessoas físicas ou jurídicas, e estas, públicas ou privadas. Assim, o Município, pessoa jurídica de Direito Público interno (art. 41, III, do CC), ou outra das pessoas políticas, não só pode doar, como receber em doação qualquer bem, isto é, pode figurar numa ou noutra das extremidades do contrato, ocupando a posição de doador ou donatário. Destarte, observados os limites e as vedações legais, qualquer bem pode ser doado, como qualquer pessoa pode ser doadora ou donatária."
Permuta - É a operação, fundada no artigo 533 e segs., do Código Civil, contratualmente materializada em que um dos contratantes transfere a outrem bem de seu patrimônio, recebendo outro bem equivalente na troca, ou seja, é a troca de bem entre os permutantes. Em situações especiais pode a Administração firmar esta espécie de contrato, em que os bens públicos dados em permuta tornam-se privados, e os recebidos pela Administração deixam de ser privados e passam a ser públicos. Constata-se então que na realidade, a permuta constitui-se em alienação e aquisição simultâneas. São requisitos à permuta de bens públicos; a) autorização legislativa; b) interesse público justificado; c) avaliação prévia dos bens a serem permutados.
Lote Caucionado - De acordo com o Art.36, item VI do Código de Urbanismo do município de Macaé (Lei Complementar 141/2010):
“VI - termo de caucionamento de área correspondente a, no mínimo, 20% (vinte por cento) da área útil do loteamento, como garantia da execução das obras relativas à infra- estrutura básica e complementar, em conformidade ao que dispõe o art. 29 deste Código;”
Parcelamento Solo - Segundo o Art. 22. do Código de Urbanismo do Município de Macaé (Lei Complementar nº 141/2010);
“Nos projetos de loteamento, deverá ser destinada ao uso público área equivalente a, no mínimo, 35% (trinta e cinco por cento) da gleba ou do terreno.
&1º - para os casos de desmembramentos, somente será exigida para áreas superiores a 1 ha (um hectare), devendo ser reduzida para 10% (dez por cento).
§ 3º A reserva de que trata o caput exclui as APP, as faixas de domínio e a faixa de servidão. ”

9. O que são considerados bens públicos no parcelamento de solo?
De acordo com o Art. 23. do Código de Urbanismo do município, são considerados bens públicos nos parcelamentos:
“I - o sistema viário, exceto nos desmembramentos;
II - os equipamentos públicos comunitários, como tais são considerados aqueles destinados à educação, à cultura, à saúde, à segurança, aos esportes, ao lazer e ao convívio social;
III - as áreas livres e de lazer, como tais são consideradas as praças e as áreas verdes
urbanizadas e arborizadas, destinadas ao lazer da população, podendo ser implantados equipamentos de esporte e lazer desde que não se constituam em edificações e não
impliquem na impermeabilização do solo; Art. 24. Não serão consideradas áreas apropriadas para a implantação de equipamentos comunitários, nem como áreas livres de lazer, os terrenos com declividade superior a 30% (trinta por cento). ”
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